¿Es hora de decirle adiós al e-mail?

Grandes líderes en empresas en los centros tecnológicos del mundo ya se han desecho de sus cuentas de correo electrónico.

Partamos de una de esas cifras difíciles de visualizar por su magnitud: en un año se enviaron 100.000 millones de e-mails al día. Y eso es sin contar los e-mails personales.

El año fue 2013 y la cifra la proviene del más reciente informe de la firma de investigación The Radicati Group, que además anticipa que para 2017 ese número llegará a los 132.000 millones de e-mails enviados y recibidos en un día.

La evidencia es una prueba el éxito de esta herramienta de comunicación, así que puede sorprender el que aquí y allá los observadores del universo tecnológico comenten que en Sillicon Valley se está hablando de un futuro sin e-mail.

No sólo eso, grandes líderes en empresas en los centros tecnológicos del mundo ya se han desecho de sus cuentas de correo electrónico.

¿Cuál es el problema?

El mismo Radicati Group explica en otro documento que mientras que el e-mail redujo el costo de enviar mensajes, "el costo acumulativo de leer esos mensajes es muy alto. Puede tomar varios minutos abrirlos, leerlos, procesarlos y responder a cada uno, y ese proceso, repetido miles de veces, puede consumir un día laboral".

Para tener una idea más exacta, se puede recurrir al estudio de 2011 de Tom Jackson, de la Universidad de Loghborough, Inglaterra, el cual arrojó que los correos electrónicos le estaban costando a las compañías más de US$15.000 por empleado al año.

Quizás aún más interesante es que encontró que toma un promedio de 64 segundos volver a concentrarse tras ser interrumpido al recibir un e-mail.

Incluso borrarlos quita tiempo, y si se toma en cuenta que toma un promedio de 76 segundos leer y entender cada mensaje, empieza a sonar atractivo buscar una alternativa.

Pero, ¿qué hacer?

Como suele suceder, el mismo mundo que creó los correos electrónicos, ahora ofrece unas soluciones en la forma de sistemas que no sólo tienen nombres sino también lemas inspiradores, como Asana, "trabajo en grupo sin e-mail", o Slack, "esté menos ocupado".

Básicamente, el correo electrónico se percibe como algo más formal y la gente pasa más tiempo escribiendo esos mensajes porque se asumen como comunicaciones oficiales.

Plataformas como Slack, Asana, Yammer y demás son más informales pues permiten enviar mensajes cortos y rápidos dentro de distintos grupos -abiertos a toda una empresa o sólo entre un equipo- lo que las hace más informales.

Pero hay otras opciones un poco más audaces, como explicó Scott Berkun, autor de "El año sin pantalones", en el artículo "¿Hay vida después del e-mail? Sí, y es extraordinaria".

A su disposición

Para escribir su libro, Berkun pasó un año en WordPress.com, uno de los sitios web más populares del mundo, y uno de sus mayores retos fue aprender a trabajar sin e-mail.

La fórmula ganadora de WordPress es utilizar otra herramienta: los blogs, en los que cada equipo publica toda la información que generalmente se manda por e-mail.

La mayoría de las discusiones tiene lugar en el espacio para comentarios, salas de chat o Skype.

La gran ventaja es que el lector decide qué leer: si le interesa el proyecto, sigue el blog. Además, depende del interesado cuándo leerlo, de acuerdo a su necesidad.

Además, como los blogs son de fácil acceso, las ideas relevantes no quedan enterradas bajo una avalancha de e-mails inútiles.

Pero si le parece que incluso esa opción le quita demasiado tiempo, está la alternativa sugerida por ese simpático cartel que adorna varios cafés en el mundo hispanoparlante y que circula por el mundo virtual: "No tenemos WiFi, hablen entre ustedes".

Esos emails irritantes

En su artículo Scott Berkun menciona dos razones por las cuales se envían muchos emails molestos en el ámbito laboral:

Para cubrirse la espalda: se le manda a departamentos enteros sencillamente para que nadie pueda decir que no fueron informados. Es un arma usada por quien manda el mensaje, que ataca a todos los que aparecen en la lista de distribución.

Para alardear: para quienes no tienen mucho para hacer, el email es lo único tangible, de manera que crean documentos cada vez más largos para dar la impresión de que están trabajando duro.